•    Nguyên tắc chung(nên ghi nhớ):
-    Các tài khoản có gốc ngoại tệ như : 111,112,131 thì phát sinh bên nợ được ghi theo tỷ giá giao dịch , và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá ghi sổ
-    Các tài khoản có gốc ngoại tệ như: 311,331 thì ngược lại , phát sinh bên nợ  được ghi theo tỷ giá ghi sổ và phát sinh bên có được ghi theo tỷ giá giao dịch.
•    Số liệu nhập vào phần mềm kế toán:
-    Nguyên tắc nhập vào 3asoft:
+ Khi nhập liệu phải chọn đúng tài khoản có gốc ngoại tệ.
+ Phải chọn đúng mã ngoại tệ
+ Khi cần tính tỷ giá ghi sổ bấm f5
Ví dụ 1: Nhập khẩu 100 kg nho từ Mỹ của công ty ABC về nhập kho ngày 01/01/2016 , đơn giá 15USD/kg, thuế nhập khẩu 5%, thuế GTGT của hàng nhập khẩu : 10%, tỷ giá giao dịch: 21.500
=>    Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/phiếu nhập khẩu

-    Mã nx(tk có) : TK 3312: Phải trải người bán (USD) (mã ngoại tệ: USD)
-    Tỷ giá: Tỷ giá là tỷ giá giao dịch của tài khoản 3312
Lưu ý : Nhớ chọn đồng tiền hạch toán từ VND về USD cho các phép toán
Ví dụ 2: Ngày 03/01/2016 Mua 2000 USD bằng tiền mặt nhập vào tài khoản USD tại ngân hàng Vietcombank,tỷ giá giao dịch: 21 300đ
=>    Kế toán tiền mặt ,tiền gửi, tiền vay/Giấy báo có (loại 6)
 
-    Loại thiếu thu: Loại 6(Mua ngoại tệ)
-    TK nợ : Tài khoản 11221 (Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng USD) (có đồng tiền hạch toán là USD)
-    TGGD: là tỷ giá giao dịch (vì TK nợ là 11221)
Ví dụ 3: Ngày 05/01/2016 thanh toán 1500 USD tiền mua hàng ngày 01/01/2016 bằng chuyển khoản , tỷ giá giao dịch 22 000
=>    Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay/Giấy báo nợ(loại 2)
 
-    Loại phiếu chi: Loại 2 (Chi trả chi tiết theo người bán)
-    Tk có : 11221 (có đồng tiền hạch toán USD)
-    TGGS: Là tỷ giá ghi sổ của tk 11221
Ở nghiệp vụ này , cả 2 tk 11221 và 3312 đều tính theo tỷ giá ghi sổ (tỷ giá ghi sổ được tính theo phương pháp trung bình tháng)
-   Muốn tính tỷ giá ghi sổ của tk 11221: Chỉ con trỏ đến dòng TGGS=> ấn F5
21 300 là tỷ giá ghi sổ của tk 11221, chính là tỷ giá mua vào của tk 11221
-   Muốn tính tỷ giá ghi sổ của tk 3312: Chỉ con trỏ đến cột Tỷ giá gs => ấn F5
21 500 là tỷ giá ghi sổ của tk 3312, là tỷ giá lúc nhận nợ
*Khi thực hiện lưu phiếu chương trình sẽ sinh ra một cặp định khoản hạch toán:
Nợ TK 3312      300 000
  Có TK 515        300 000
Lý do:  TGGS của TK 11221 = 21 300,
             TGGS của TK 3312 = 21 500
->    Chênh lệch phát sinh: (21 500 – 21 300)*1 500USD = 300 000
Ví dụ 4: Ngày 10/01/2016 bán 500 USD cho ngân hàng thu tiền mặt nhập quỹ , tỷ giá giao dịch 21 100
=>    Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay/Giấy báo nợ (loại 6)
 
Ở nghiệp vụ này :
-    21 100 là tỷ gía giao dịch (tức tỷ giá liên ngân hàng lúc bán ngoại tệ)
-    Vì phát sinh có của 11221 nên sẽ tính theo tỷ giá ghỉ sổ của tài khoản này  bằng cách chỉ con trỏ chuột tới dòng TGGS => bấm F5. Như vậy chương trình tính được tỷ giá ghi sổ (tức tỷ giá mua ngoại tệ lúc trước) là 21 300
-    Chương trình tự sinh ra một định khoản hạch toán :
Nợ TK 635       100 000
  Có TK 11221       100 000
Lý do: TGGD(Tỷ giá giao dịch ) = 21 100
 TGGS (Tỷ giá ghi sổ) của TK 11221 = 21 300
->    Chênh lệch phát sinh : (21 100 -21 300)*500 USD= 100 000