Xã hội ngày càng phát triển,theo đó các ứng dụng công nghệ hiện đại cũng dần dần đi vào cuộc sống. Đối với ngành thuế việc đẩy mạnh giao dịch điện tử giữa cơ quan quản lý thuế và người nộp thuế được chú trọng đặc biệt. Giao dịch điện tử giúp rút ngắn thời gian kê khai thuế,nhanh chóng tiết kiệm chi phí quản lý cho doanh nghiệp,minh bạch hóa các thủ tục hành chính,...

Hóa đơn điện tử đã được ngành thuế triển khai thí điểm sử dụng tại nhiều doanh nghiệp trong nhiều năm nay, các đơn vị tại Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh. Trong tương lai không xa đây sẽ là loại hóa đơn chính được sử dụng trong tất cả các giao dịch thương mại điện tử tại tất cả các doanh nghiệp.

Vậy, Hóa đơn điện tử là gì? Sử dụng hóa đơn điện tử đem lại những lợi ích gì?

Tại khoản 1 và khoản 3 điều 3 Thông tư số 32/2011/TT133-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính quy định:

"1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng được các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.
...
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất...
3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử. Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Hóa đơn điện tử được xác nhận bằng chứng thư số , do đó đảm bảo được tính pháp lý và tính chất bảo mật an toàn thông tin.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử , các thủ tục giấy tờ rườm rà sẽ không còn nữa. Thay vào đó là những giao dịch nhanh hơn, chính xác hơn sẽ được thực hiện. Hơn thế, sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 1 khoản chi phí không nhỏ-điều mà các doanh nghiệp nào cũng đều mong muốn để có nhiều lợi nhuận hơn nữa.

Vậy, từ đây ta có thể thấy những lợi ích cụ thể của hóa đơn điện tử đem lại:

Xuất hóa đơn cho đối tác,khách hàng dễ dàng, nhanh chóng

Không cần chờ đợi sếp ký, đóng dấu; không phải chỉ đến văn phòng mới thực hiện được mà ở bất kỳ đâu, bạn cũng có thể điền thông tin và xuất cho khách hàng. Qua đó có thể thấy rằng, sự linh hoạt của phương thức hoá đơn mới này vượt xa những gì chúng ta từng ý niệm về một tờ hoá đơn đỏ với những đường xé, những nếp gấp nhàu nhĩ. Đây là điều cực kỳ cần thiết cho bất kỳ một hoạt động giao thương nào, nhất là khi làm việc với các đối tác ở xa, đối tác nước ngoài.

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đơn vị

Mọi dữ liệu sẽ được quản lý thông qua những mã hoá điện tử. Nhờ vậy, những căn phòng tầng, lớp để lưu trữ hoá đơn sẽ được thu nhỏ bớt. Số lượng nhân viên, người quản lý phục vụ công tác hoá đơn, chứng từ cũng sẽ được giảm đi đáng kể. Từ đó, chi phí đầu tư tổng của doanh nghiệp, đơn vị cũng sẽ được kéo giảm theo.

Giảm thiểu tối đa các thủ tục rườm rà,đem lại độ chính xác cao

Thông qua hoá đơn điện tử, doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm về độ chính xác của các tờ hoá đơn. Thêm vào đó, vì là giao dịch điện tử, do đó các công đoạn như xin cấp mẫu hoá đơn trực tiếp, đi in hoá đơn tại các nhà in… sẽ không còn nữa. Ngoài ra, khi có bất cứ giao dịch nào phát sinh, mọi thông tin sẽ được lưu lại trên hệ thống của Tổng cục, nhờ vậy mà hoạt động báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn sẽ bị cắt bỏ. Đây là điểm quan trọng nhất trong công tác giảm thiểu thủ tục hành chính trong hoạt động hoá đơn của doanh nghiệp.

Như vậy, sử dụng hóa đơn điện tử là tất yếu, văn minh và hoàn toàn phù hợp với các quy định của pháp luật Việt Nam.