Chứng từ là một khâu quan trọng trong quá trình kế toán. Có thể nói chất lượng công tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chất lượng của chứng từ kế toán. Vì vậy lập và luân chuyển chứng từ kế toán là công việc cần hết sức coi trọng để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ: Tuân theo đúng nguyên tắc lập và phản ánh đúng sự thật nghiệp vụ kinh tế.

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin thể hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ.

1. Nội dung của chứng từ kế toán.

 - Tên gọi chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...).

 - Số hiệu của chứng từ.

 - Ngày, tháng, năm lập chứng từ.

 - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.

 - Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.

 - Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

 - Các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá và giá trị.

 - Chữ ký, họ và tên của người lập và những người chịu trách nhiệm liên quan đến chứng từ. Những chứng từ phản ánh quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân thì phải có chữ ký của người kiểm tra (kế toán trưởng) và người phê duyệt (thủ trưởng đơn vị), đóng dấu đơn vị. Đối với những chứng từ liên quan  đến việc bán hàng, cung cấp dịch vụ thì ngoài những yếu tố đã quy định nêu trên còn phải có chỉ tiêu: thuế suất và số thuế phải nộp. Những chứng từ dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải cỏ thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

 2. Phân loại chứng từ kế toán.

- Liên quan đến Tiền Mặt: Phiếu Thu, Phiếu Chi,Giấy đề nghị Thanh toán,Giấy đề nghị tạm ứng…

- Liên quan đến Ngân hàng: Giấy Báo Nợ,Báo Có của Ngân hàng; Sec, Ủy nhiệm chi,..

- Liên quan đến Mua hàng/ Bán hàng: Hóa đơn GTGT đầu vào, Hóa đơn GTGT đầu ra,Tờ khai hải quan, Phiếu Nhập Kho, Phiếu Xuất Kho,Biên bản bàn giao, Bảng Báo giá, Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Biên Bản Thanh lý Hợp đồng kinh tế.

- Liên quan đến Tiền Lương: Bảng chấm công, Bảng tính lương,Bảng thanh toán tiền lương, Hợp đồng lao động, các Quy chế, quy định,…

- Liên quan đến Chi phí, Doanh thu :Phiếu kế toán

=> Tất cả các chứng từ kế toán trên là cơ sở ghi chép hạch toán kê khai, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nhiều chứng từ kế toán sẽ tập hợp thành hệ thống chứng từ kế toán. Trong đó có 2 hệ thống chứng từ kế toán là: Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.

3. Bảo quản và lưu trữ chứng từ

  Vì chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ vào sổ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo trình tự, đóng gói cẩn thận và phải được bảo quản lưu trữ để khi cần có cơ sở đối chiếu, kiểm tra. Trước khi đưa vào lưu trữ, chứng từ được sắp xếp phân loại để thuận tiện cho việc tìm kiếm và bảo đảm không bị hỏng, mất. Thời gian lưu trữ ở phòng kế toán không quá một năm, sau đó đưa vào nơi lưu trữ dài hạn, thời gian lưu trữ ở nơi lưu trữ dài hạn được quy định chi tiết trong Luật kế toán. Điều 31 của Luật Kế toán ghi rõ: đối với những chứng từ sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm.

Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản của đơn vị. Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho các số liệu trong sổ kế toán, chứng từ kế toán còn là cơ sở để xác định người chịu trách nhiệm vật chất, nhằm ngăn ngừa những hiện tượng vi phạm các chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế tài chính do Nhà nước ban hành; phục vụ cho việc thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh chỉ thị của cấp trên và có cơ sở để giải quyết mọi sự tranh chấp, khiếu tố nếu có.